Est-ce que CLÉA, le Carnet d’information du logement, peut être utilisé en copropriété ?
CLÉA est parfaitement adapté pour conserver le carnet d’entretien de l’immeuble et le plan pluriannuel de Travaux, qui sont des dispositifs obligatoires. Plus largement, CLÉA permet de centraliser et de pérenniser le patrimoine documentaire de la copropriété. Ainsi, lorsqu’il y a un changement de syndic, l’ensemble des documents sont conservés.
Utiliser un CLÉA en copropriété permet donc d’avoir des informations sur les parties communes d’un immeuble, en complément d’un CLÉA classique, réservé aux parties privatives.
Quels documents peuvent y être déposés ?
On y dépose l’ensemble des informations des parties communes comme :
- Les équipements collectifs : une chaufferie, un ascenseur ;
- Les documents liés à l’immeuble : le DOE (Dossier des Ouvrages Exécutés remis au propriétaire de l’immeuble, que ce soit un bailleur ou une copropriété, par le promoteur ou le maître d’ouvrage), les documents de la vie de la copropriété comme le règlement de copropriété, le carnet d’entretien de l’immeuble, le plan pluriannuel de travaux, etc.
L’outil propose en outre un suivi des consommations collectives. Il suffit de saisir chaque mois la consommation globale, puis l’outil la répartit sur l’ensemble des logements avec des clés au prorata de la superficie de chaque logement. Il permet de sensibiliser l’ensemble des occupants sur la maîtrise de leur consommation.
De plus, CLÉA peut servir à constituer des dossiers de demandes de financement, en cas de travaux de copropriété. La rénovation d’une copropriété est d’ailleurs l’occasion idéale de mettre en place un CLÉA sur l’ensemble des lots de la copropriété, mais aussi pour la résidence. Cela permet d’homogénéiser les carnets et de faciliter les échanges entre les copropriétaires.
A qui est-il réservé ?
Si CLÉA est destiné à l’ensemble des copropriétaires, l’espace CLÉA de la résidence est lui plutôt réservé au conseil syndical, mais les copropriétaires peuvent bien entendu accéder à une partie des informations. Tout membre du conseil syndical peut alimenter l’outil, mais aussi recevoir les alertes d’entretien des équipements collectifs afin d’en faire le suivi. Il est également possible d’utiliser le module « Actualités » pour diffuser de l’information aux copropriétaires et aux locataires (dates des assemblées générales, fête des voisins, etc.), et même de faire des sondages pour recueillir les avis des habitants.
CLÉA permet de toucher aussi les locataires, qui ne sont pas toujours au courant de la vie de la copropriété. Pour cela, il est nécessaire que le propriétaire ouvre un accès à son locataire. Pour chaque actualité, il est ainsi possible de choisir de la diffuser aux copropriétaires, mais aussi aux locataires.
Combien de temps faut-il compter pour créer un CLÉA en copropriété ?
C’est assez rapide. Quand il s’agit d’un immeuble neuf, c’est le promoteur ou le maître d’ouvrage qui renseigne l’ensemble des éléments. Le conseil syndical n’a ensuite plus qu’à utiliser CLÉA. Dans le cas d’une copropriété existante, nous demandons au conseil syndical de renseigner les informations sur la copropriété (superficie de chaque lot, coordonnées des copropriétaires, plans, notices de chauffage, etc.). Les équipes CLÉA intègrent ensuite toutes les informations et documents reçus sur la plateforme, et donnent ensuite accès au conseil syndical.
Pour faciliter la prise en main de l’outil, une notice l’accompagne et la cellule d’assistance et de support est là pour répondre à toutes les questions. Si un conseil syndical en fait la demande, nous organisons même une formation à distance.
Les données sont-elles protégées ?
Bien sûr, CLÉA préserve et respecte le règlement en place sur les données personnelles. Personne d’autre que le propriétaire n’a accès aux informations et documents de son logement. Même l’Association QUALITEL n’a pas de visibilité sur les informations des carnets.
Combien coûte la création d’un espace CLÉA en copropriété ?
Il est important de dire qu’il s’agit d’un prix unique, et non d’un abonnement. C’est-à-dire que tant qu’un propriétaire ne revend pas son logement, il ne paiera rien de plus. Le prix pour la création d’un espace CLÉA copropriété est de 400€, et le prix du CLÉA par logement se situe entre 30 et 50€ selon les volumes.
En complément, pour ceux qui le souhaitent, est proposée une prestation d’initialisation « clés en mains », où QUALITEL renseigne les informations de chaque espace CLÉA. Le prix de cette prestation est fonction du nombre de logements de la copropriété.
