Syndic de copropriété : définition, rôle et obligations

Définition et importance du syndic dans la gestion de la copropriété

Le syndic de copropriété est l’organe chargé de représenter, gérer et administrer la copropriété. Il s‘agit le plus souvent d‘un professionnel de l’immobilier (cabinet, agence…) ou d’un copropriétaire qui en prend la fonction. Il est en relation constante avec le conseil syndical, qui l’assiste et en contrôle sa gestion. Tout syndic de copropriété est désigné par l’assemblée générale et possède un contrat type par lequel les copropriétaires donnent mandat au syndic pour gérer la copropriété. Ce contrat contient les éléments de rémunération du syndic ainsi que la définition des horaires ouvrables du cabinet. La rémunération du syndic est dite forfaitaire, elle peut varier selon le profil professionnel ou bénévole de ce dernier. Le copropriétaire bénévole qui exerce les fonctions de syndic non-professionnel n’est pas tenu de respecter un contrat type dès lors qu’il n’est pas rémunéré.

Syndic de copropriété bénévole, professionnel ou coopératif : les différences

Il existe trois types de syndic : le syndic professionnel représenté le plus souvent par un cabinet immobilier, le syndic non-professionnel (ou bénévole) et le syndic coopératif.

Le syndic bénévole est une personne choisie parmi les copropriétaires pour assurer cette mission. Elle doit posséder un ou plusieurs lots ou fractions de lots dans la copropriété qu’elle gère. Elle n’est toutefois pas obligée d’y habiter. Un copropriétaire bailleur ou ayant un logement à titre de résidence secondaire, voire de simple pied-à-terre, peut tout à fait être désigné comme syndic. Si le copropriétaire n’est plus bailleur ou en résidence secondaire, le mandat devient alors caduc à l’expiration d’un délai de trois mois suivant l’événement. Durant ce délai, le syndic doit convoquer une assemblée générale et inscrire à l’ordre du jour la question de la désignation d’un nouveau syndic.

Le syndic professionnel quant à lui doit obligatoirement posséder une assurance de responsabilité civile professionnelle, une garantie financière et une carte professionnelle mentionnant “syndic de copropriété”, délivrée par la Chambre de commerce et d’industrie (CCI).

Le syndic coopératif est géré, sans professionnel externe, par le conseil syndical. Les fonctions de syndic sont assurées par le président du conseil syndical.

Syndicat de copropriétaires vs syndic de copropriété

Le syndic de copropriété ne doit pas être confondu avec le syndicat de copropriétaires. Dans une copropriété, tous les membres forment automatiquement un syndicat de copropriétaires. Ce syndicat doit se réunir au moins une fois par an, lors d’une assemblée générale qui se tient dans les 6 mois qui suivent la clôture des comptes du précédent exercice. C’est à cette occasion que les décisions les plus importantes pour la vie de la copropriété sont prises : la désignation du syndic et des conseillers syndicaux, l’approbation des comptes, le vote du budget prévisionnel, le ravalement de façade, la rénovation des parties communes, les travaux d’économie d’énergie …

Le syndic de copropriété est le représentant légal du syndicat de copropriétaires. Il est lié au syndicat de copropriétaires par un contrat à durée déterminée et agit au nom et pour le compte de ce syndicat. En résumé, le syndicat de copropriétaires prend les décisions communes, et le syndic gère leur mise en place, que ce soit au niveau des contrats ou de la gestion budgétaire.

Il existe également le conseil syndical. Composé de membres élus de la copropriété, il sert à coordonner les relations entre le syndic et les copropriétaires. Le conseil syndical joue un rôle d’intermédiaire. Il est obligatoirement consulté pour définir l’ordre du jour de l’assemblée générale et déterminer le montant du budget prévisionnel. Il est également consulté avant la réalisation de travaux urgents. S’il est en principe obligatoire pour les grandes copropriétés, il ne l’est pas pour les plus petites.

Les obligations générales : gestion, entretien, administration

Les missions du syndic de copropriété sont nombreuses. Globalement, celui-ci doit, entre autres : assurer l’exécution des dispositions du règlement de copropriété et des délibérations de l’assemblée générale, administrer l’immeuble, assurer son bon entretien et sa sécurité. En cas d’urgence, le syndic doit s’engager à faire procéder à l’exécution de tous travaux nécessaires à la sauvegarde de l’immeuble. Le syndic doit également faire assurer la copropriété, tenir la comptabilité de l’immeuble et ouvrir des comptes bancaires séparés au nom du syndicat. De plus, il doit établir le budget prévisionnel en collaboration avec le conseil syndical, conserver les archives de la copropriété, établir et mettre à jour la liste des copropriétaires et de leur lot. Enfin, le syndic doit mettre en place et tenir à jour le carnet d’entretien de l’immeuble, procéder à l’immatriculation de la copropriété auprès du registre national des copropriétés (tenu par l’Anah) et y mettre à jour les données financières.

Le rôle de conciliateur et de gestionnaire de conflits

Le syndic représente le syndicat en cas d’action en justice. Une autorisation préalable de l’assemblée générale est nécessaire, sauf dans certains cas tels que les impayés de charges d’un copropriétaire (notez que la saisie immobilière doit quant à elle faire l’objet d’un vote exprès de l’assemblée) ou encore en cas de défense si la copropriété est assignée.

En cas de litige entre copropriétaires, le syndic de copropriété peut jouer le rôle de médiateur. Il peut être amené à réguler la situation et trouver la solution la plus adaptée pour un accord à l’amiable.

Responsabilités financières et comptables : budget, charges et travaux

Le syndic de copropriété est chargé de la gestion financière de la copropriété. Cela implique d’ouvrir un compte bancaire au nom du syndicat (titulaire du compte), de réaliser un budget prévisionnel de la copropriété et de le soumettre au vote des copropriétaires. C’est donc l’argent géré par le syndic qui sera utilisé pour faire réaliser des travaux dans la copropriété.

Obligations légales et réglementaires récentes

La loi ELAN de novembre 2018 et l’ordonnance de réforme du 30 octobre 2019 (applicable au 1^er juin 2020) ont mis en place plusieurs mesures afin de faciliter la gestion des copropriétés ou encore d’éviter les dérives en exigeant plus de transparence de la part des syndics.

Par exemple, les syndics ont pour obligation de déposer sur l’Extranet de la copropriété toutes les pièces concernant la gestion de celle-ci afin que tous les copropriétaires y aient accès. Les assemblées générales peuvent également se tenir à distance. Pour cela, un vote doit avoir lieu pour avoir l’accord des copropriétaires (cependant, aucun propriétaire n’a l’obligation d’y assister). Par ailleurs, il est aussi question de la mise en place du vote par correspondance. Un formulaire de vote doit dans ce cas être joint à la convocation de l’assemblée générale.

D’autre part, un régime spécifique plus souple pour les petites copropriétés a été défini. Les petites copropriétés sont celles composées au plus de cinq lots à usage de logements, de bureaux ou de commerces, ou dont le budget prévisionnel moyen est inférieur à 15 000 € sur une période de trois exercices consécutifs.

Les conditions pour révoquer un syndic

Il est possible de mettre fin au mandat d’un syndic de copropriété à tout moment, mais sous certaines conditions. Il faut alors que des faits suffisamment graves soient reprochés au syndic, comme le non-paiement des factures aux fournisseurs, la non-exécution des décisions prises en assemblée ou encore l’absence de convocation de l’assemblée générale annuelle.

La procédure de révocation étape par étape

Pour révoquer un syndic de copropriété, plusieurs étapes sont nécessaires :

• Le conseil syndical doit notifier au syndic une demande motivée d’inscription de cette question à l’ordre du jour de la prochaine assemblée générale, en indiquant l’inexécution qui est reprochée au syndic.
• La décision de cette révocation doit être votée à la majorité absolue des copropriétaires.
• Un second vote est organisé à la majorité simple des voix exprimées si la résolution n’obtient pas le nombre de voix requis, mais recueille au moins le tiers des voix du syndicat (article 25-1).
• L’arrêt du contrat du syndic doit ensuite intervenir au plus tôt un jour franc après le vote. A titre d’exemple, si l’assemblée générale s’est tenue un lundi, le nouveau contrat ne pourra pas commencer avant le mercredi.

Le syndic ou le conseil syndical peuvent également décider de se séparer, l’une ou l’autre des parties ne souhaitant plus se représenter (syndic qui refuserait d’être candidat à sa succession en cas de mésentente avec les copropriétaires par exemple, ou dans le cas où l’assemblée générale refuse de valider la réalisation de travaux urgents). Les questions de la désignation d’un nouveau syndic ainsi que de la fixation d’une date anticipée de fin de contrat sont portées à l’ordre du jour d’une assemblée générale tenue dans les trois mois précédant le terme du contrat.

Lorsque l’initiative découle du syndic, celui-ci informe le conseil syndical de son intention de ne pas conclure un nouveau contrat au plus tard trois mois avant la tenue de cette assemblée générale. L’assemblée générale désigne alors un nouveau syndic et fixe les dates de fin du contrat en cours et de prise d’effet du nouveau contrat, qui interviennent au plus tôt un jour franc après la tenue de cette assemblée.

La mise en concurrence et désignation d’un nouveau syndic

Compte tenu du délai cité ci-dessus, il est recommandé au syndicat de copropriétaires de préparer le remplacement de son syndic avant le vote de l’arrêt du contrat, afin d’éviter une rupture dans la gestion de la copropriété. La mise en concurrence consiste à proposer plusieurs contrats de syndics différents.

Le règlement de copropriété ou une précédente résolution de l’assemblée générale peuvent imposer des modalités particulières de mise en concurrence, telles que la présentation d’au moins 3 devis ou contrats par exemple. La mise en concurrence revient au conseil syndical, mais elle peut également être effectuée par tout copropriétaire à titre individuel. Ensuite, le choix du nouveau syndic de copropriété se vote en assemblée générale à la majorité absolue (article 25).

Conséquences de la révocation : gestion des documents et transition

Lors de la prise de fonction du nouveau syndic, l’ancien syndic doit lui fournir, dans un délai de 15 jours suivant l’arrêt de ses fonctions, la situation de trésorerie de la copropriété, les références des comptes bancaires et les coordonnées bancaires. Dans un délai d’un mois, l’ancien syndic doit transmettre à son successeur tous les documents et archives du syndicat des copropriétaires, ceci afin d’assurer la transition correctement.